Перші кроки до електронного документообігу
Вам повезло. Бізнес росте. Шестерінки обертаються, штатний розклад роздувається, офіс, подібно "Тітанику", тоне у величезному потоці паперів. Що робити? Які заходи зробити для підвищення ефективності роботи менеджерів?
У цій статті ми поговоримо про необхідність впровадження електронного документообігу.
Позбавлення від тонн паперу, що дарма витрачається, - це зовсім не найважливіший аспект використання програмних систем, що дозволяють налагодити електронний документообіг. Найважливішими перевагами є наступні.
1 Швидкість доведення розпоряджень до співробітників в підрозділах
2 Функція ефективного пошуку документів в базі даних системи
3 Протоколювання дій співробітників, вироблених в електронній системі управління підприємством
Все це добре - заявить далека від проблем автоматизації людина. Але з чого почати? Існують програми, спеціально написані для компаній, вперше впроваджувальних у себе електронний документообіг, - компаній, чия діяльність безпосередньо не залежить від наявності системи управління підприємством. Після побудови електронного документообігу продуктивність роботи зростає. Знижуються витрати на комунікації співробітників, на здійснення зв'язку між видаленими офісами. Економиться цінний ресурс - робочий час.
Для рядового співробітника, начальника відділу і топ-менеджера базові функції системи документообігу і управління справами компанії виглядають однаково. Це, по-перше, видача (отримання) і перевірка виконання доручень (звітність), і, по-друге, зберігання документів в надійній і резервованій базі даних із зручним пошуком, тобто в електронному архіві документів.
Окрім очевидної переваги - перекладу внутрішнього документообігу в електронну форму, інформаційна система підвищує якість управління. Кращий контроль, росте відсоток виконаних в строк доручень. Зменшується час, що витрачається на попереднє узгодження документів і проектів. Формалізована видача завдань, що раніше доручаються просто на словах, знижує вірогідність різночитань.
Контроль дисципліни виконання налагодити найпростіше, з цього має сенс починати впровадження СЕД.
По суті, цей бізнес процес - попросту видача доручень певним співробітникам, з фіксацією дати виконання і пріоритету завдання.
Менеджер знає, що повинен зробити і коли відзвітувати, а начальник бачить, хто чим зайнятий.
Всі ходи записані - так забезпечується контроль виконавської дисципліни.
Документообіг - небагато чим складніший предмет. Ефективний документообіг територіально розподіленого підприємства може починатися з того, що до доручень прикладатимуться файли з текстами або картинками, для кращого пояснення того, що слід зробити.
Має великий сенс зберігати в базі даних різні накази, розпорядження і будь-які інші документи. Ви можете доручити секретареві скласти каталог ділової літератури або офісного устаткування.
Кажучи зрозумілою мовою, сенс документообігу полягає в тому, щоб створювати папери, погоджувати їх і доводити до зведення звичайних людей. Сенс електронного документообігу рівно той же. Ось тільки слово "папір" замінюється словосполукою "електронний документ".
Для цілей побудови безпаперового документообігу, наприклад, створена система управління компанією Flydoc 2.0. Програму Флайдок можна експлуатувати на Linux і на Windows, встановлювати в регіональних підрозділах і на мобільних робочих місцях - на ноутбуках. В ході експлуатації СЕД економитиметься не тільки робочий час, але і засоби, що витрачаються на телефонні розмови з філіями компанії.
Викачати дистрибутив безкоштовної версії системи управління підприємством Flydoc 2.0 Community Edition на 3 робочих місця Ви зможете на сайті постачальника.
Матеріали надані Flydoc, flydoc. Ru
Системи електронного документообігу і електронного архіву, інформаційна система управління підприємством Флайдок.